المستندات المطلوبة للحصول على شهادة الأيزو في المملكة العربية السعودية

تشترط معايير أنظمة الإدارة الصادرة عن الأيزو أن تحتفظ المنشآت بالمعلومات الموثّقة المناسبة لإثبات فعالية الإدارة والتحكم التشغيلي.

ويساعد التوثيق على تحديد المسؤوليات، وتوحيد العمليات، وإدارة المخاطر، وتقديم الدليل على إنجاز الأنشطة المطلوبة.

وبالنسبة للمنشآت السعودية العاملة في الإنشاءات والتصنيع والنفط والغاز والهندسة والخدمات المهنية، قد تدعم شهادة الأيزو أيضاً التأهيل المسبق للموردين والأهلية للمنافسات متى اشترطها العملاء.

تمثّل الفئات التالية نقطة انطلاق عملية للمنشآت التي تستعد للحصول على شهادة الأيزو في المملكة العربية السعودية.

1. معلومات الشركة والهيكل التنظيمي

ينبغي للمنشآت توضيح كيانها القانوني ونطاق عملياتها ومسؤوليات الإدارة.

ومن المستندات الداعمة الشائعة:

• السجل التجاري
• الملف التعريفي للشركة والهيكل التنظيمي
• الأنشطة التجارية ومواقع التشغيل
• بيان نطاق الشهادة
• الأدوار والمسؤوليات

وقد تطلب جهات منح الشهادات مستندات تسجيل الشركة السعودية للتحقق من بيانات المنشأة، إلا أنها ليست مستندات إلزامية في جميع معايير الأيزو.

2. سياسات نظام الإدارة وأهدافه

تشترط معايير الأيزو ذات الصلة أن تضع المنشآت سياسات وأهدافاً قابلة للقياس تتوافق مع نظام الإدارة لديها.

ومن الأمثلة على ذلك:

• سياسة الجودة لمعيار ISO 9001
• السياسة البيئية لمعيار ISO 14001
• سياسة الصحة والسلامة المهنية لمعيار ISO 45001
• أهداف قابلة للقياس ومؤشرات أداء

وينبغي أن تعكس السياسات العمليات الفعلية للمنشأة وأن تُبلَّغ إلى الموظفين المعنيين.

3. الإجراءات التشغيلية وتوثيق العمليات

تحتاج المنشآت إلى قدر كافٍ من المعلومات الموثّقة لضمان سير عملياتها بصورة متسقة وفعّالة.

وبحسب طبيعة النشاط، قد يشمل ذلك:

• إجراءات التشغيل القياسية
• خرائط العمليات وأوصاف سير العمل
• ترتيبات ضبط المستندات والسجلات
• إجراءات الشراء وتقييم الموردين
• تعليمات الفحص والمراقبة التشغيلية

ولا تشترط معايير الأيزو بالضرورة إجراءً مكتوباً مستقلاً لكل نشاط، بل ينبغي أن يتناسب التوثيق مع المعيار المنطبق والاحتياجات التشغيلية للمنشأة.

4. سجلات تقييم المخاطر والالتزام

يُعدّ التخطيط القائم على المخاطر عنصراً مهماً في أنظمة إدارة الأيزو الحديثة.

وقد تشمل المستندات ذات الصلة تقييمات المخاطر، وخطط معالجتها، والمتطلبات النظامية والتنظيمية المنطبقة، وسجلات الضوابط المطبّقة.

فعلى سبيل المثال، قد تحتاج شركة إنشاءات تسعى إلى ISO 45001 إلى تقييمات موثّقة لمخاطر بيئة العمل، بينما قد تحتاج شركة تصنيع تسعى إلى ISO 14001 إلى سجلات الجوانب والتأثيرات البيئية.

5. سجلات التدريب والكفاءة

يجب على المنشآت إثبات كفاءة الموظفين الذين يؤدون الأنشطة ذات الصلة.

وقد تشمل الأدلة الداعمة:

• سجلات تدريب الموظفين
• تقييمات الكفاءة
• المؤهلات المهنية
• تقييمات فعالية التدريب

وتعتمد السجلات المطلوبة تحديداً على مسؤوليات الموظفين ومتطلبات نظام الإدارة المنطبقة.

6. سجلات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة

يُعدّ التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة من العناصر الأساسية للحصول على شهادة نظام الإدارة.

وينبغي للمنشآت تجهيز ما يلي:

• خطط التدقيق الداخلي وتقاريره
• حالات عدم المطابقة المرصودة
• سجلات الإجراءات التصحيحية
• مخرجات مراجعة الإدارة
• إجراءات التحسين والمتابعة

وتساعد هذه السجلات على إثبات أن الإدارة تقيّم أداء النظام وتعالج نقاط الضعف المرصودة.

رغم أن أنظمة إدارة الأيزو تشترك في مبادئ عامة، يضيف كل معيار متطلبات توثيق خاصة به.

ويجب التحقق من المعلومات الموثّقة الإلزامية بدقة وفق الإصدار المنطبق من كل معيار.

وقد تستفيد المنشآت التي تطبّق أكثر من معيار من نظام إدارة متكامل يجمع العمليات المشتركة مع الإبقاء على الضوابط الخاصة بكل معيار. وفي مجال أمن المعلومات، اطّلع على خدماتنا في أمن المعلومات وفق ISO 27001.

يمر تدقيق شهادة الأيزو عادةً بمرحلتين رئيسيتين.

المرحلة الأولى – مراجعة التوثيق والجاهزية: تراجع جهة منح الشهادات المعلومات الموثّقة لنظام الإدارة، ونطاق الشهادة، ومدى الجاهزية للمرحلة التالية.

المرحلة الثانية – تقييم التطبيق: يقيّم المدققون مدى فعالية تشغيل نظام الإدارة من خلال مقابلات الموظفين، وملاحظة العمليات، والسجلات الداعمة.

وقبل تحديد موعد التدقيق، ينبغي للمنشآت:

1. 1تأكيد معيار الأيزو المنطبق ونطاق الشهادة.
2. 2مراجعة السياسات والإجراءات والسجلات الحالية.
3. 3معالجة فجوات التوثيق والتطبيق.
4. 4إجراء تدقيق داخلي ومراجعة للإدارة.
5. 5التحقق من توفر الإجراءات التصحيحية والأدلة الداعمة.

ويصدر قرار منح الشهادة النهائي عن جهة منح شهادات مستقلة.

ينبغي للمنشآت التي تستعد لشهادة الأيزو تجنّب عدد من المشكلات الشائعة:

• النماذج الجاهزة العامة: استخدام سياسات لا تعكس العمليات الفعلية.
• غياب الأدلة: الاحتفاظ بإجراءات دون سجلات تُثبت تطبيقها.
• مستندات قديمة: عدم ضبط الإصدارات أو عدم سحب النسخ الملغاة.
• تدقيق داخلي غير مكتمل: المضي قُدماً دون مراجعة كافية لأداء النظام.
• مسؤوليات غير واضحة: عدم تحديد المسؤول عن امتلاك كل عملية وتطبيقها والمحافظة عليها.

وينبغي أن يدعم نظام الإدارة العملي العمليات اليومية، لا أن يوجد لأجل تدقيق الشهادة فقط.

يبدأ الحصول على شهادة الأيزو بنجاح بنظام إدارة موثّق ومطبّق بصورة صحيحة ومدعوم بأدلة موثوقة.

تقدّم Nour Solutions استشارات أنظمة إدارة الأيزو في مختلف أنحاء المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الخبر والدمام والجبيل والرياض وجدة.

وتشمل خدماتنا تقييم الفجوات، وتوثيق نظام الإدارة، ودعم التطبيق، وتوعية الموظفين، والاستعداد للتدقيق الداخلي، والجاهزية لتدقيق الشهادة.

اطّلع على خدمات أنظمة إدارة الأيزو والحصول على الشهادات في السعودية لتعرف كيف يمكننا دعم منشأتك في رحلة الحصول على الشهادة.

• المنظمة الدولية للمعايير (ISO) — معايير أنظمة الإدارة المنشورة ومتطلباتها.
• المركز السعودي للاعتماد — الجهات المعتمدة — دليل جهات منح الشهادات المعتمدة، مع إمكانية التصفية بحسب معيار نظام الإدارة.